Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste

  1. Rekisterin nimi

Varusmiessoittokunnan reserviläiset ry jäsenrekisteri

  1. Rekisterinpitäjä

Varusmiessoittokunnan reserviläiset ry

Verkkosivut www.vmskreservilaiset.fi

Osoite  Pajakatu 9 A 15

Puh. 0445551155

Sähköposti. pj [ät] vmskreservilaiset.fi

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Rekisteriin syötetyt tiedot tallennetaan Suomessa sijaitseville Kapsi ry:n palvelimille josta tiedot siirretään säännöllisesti jäsenrekisterin ylläpitäjälle.

Yhdistyksen jäsenen tiedot voidaan yhdistää sähköpostiosoitteen ja koko nimen perusteella hänen myöhemmin tekemäänsä tapahtumailmoittautumiseen. Nämä tiedot voidaan luovuttaa kyseisen tapahtuman päävastuuhenkilölle. Tietoihin on muissa tilanteissa pääsy vain jäsenrekisterin hoitajalla.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

  • Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)

  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)

  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)

  • Lisätiedot (varusmiespalveluksen suoritusajankohta, sotilasarvo, soittimet ja muu osaaminen, kiinnostus soittotoimintaan tai sotilaalliseen toimintaan)

  1. Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

  1. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle yhdistyksen toimesta.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

1) Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

2) Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Varusmiessoittokunnan reserviläiset ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

  1. Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä.

  1. Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.